Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
27.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
Oy Woman & Nyman Ab/aputoiminimet Maijan Maailma LKV ja Maijan Maailma KOTI. Tässä selosteessa ”Maijan Maailma KOTI” ja ”Maijan Maailma LKV”
Mariankatu 15, 00170 Helsinki. Y-tunnus 2661649-5
2. Yhteyshenkilö
Nimi: Maija Lukkari-Nyman
Postiosoite: Mariankatu 15 i 4, 00170 Helsinki
sähköposti: maija@maijanmaailma.fi
puhelin: 040-1464688
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Yleistä henkilötietojen käsittelystä
Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.
5. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
Rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat jo olemassa olevia asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita tai vanhoja asiakkaita. Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
– Asiakassuhteiden hoitaminen ja asiakaspalvelu
– Lakisääteisten kiinteistönvälitykseen ja asuntovuokraukseen liittyvien tietojen säilyttämiseen
– Palveluiden kehittämiseen ja tarjoamiseen
– Perintään
– Asiakassuhteiden analysointiin ja raportointiin
– Asiakaspalautteen keräämiseen ja käsittelyyn
– Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitamiseen, kehittämiseen, kohdentamiseen ja seurantaan
6. Rekisteriin tallennettavat tiedot
– Henkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, aviosääty, kieli, sähköposti, puhelinnumero, henkilöturvatunnus, yhteystiedot
– Jälleenmarkkinointia varten saatetaan säilytetään tietorekisterin pitäjän verkkoselaimen kautta saadusta tiedosta: muun muassa käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, mistä osoitteesta vierailija on tullut sivulle, selain, verkkotunnus, josta vierailija on tullut sivulle.
– Myynnissä olevan kohteen yksityiskohtaiset tiedot asunnosta.
– Sisustussuunnittelukohteen yksityiskohtaiset tiedot.
– Postituslistat.
Rekisteröidyn tiedot saattavat poiketa asiakassuhteen mukaan. Tietoja tallennetaan käyttötarkoituksen mukaan.
Maijan Maailma LKV:llä on velvollisuus säilyttää asunnon ostajien ja myyjien, vuokraajien ja vuokranantajien sekä arviointikohteiden toimeksiantajien henkilötietoja 10 vuotta.
Potentiaalisten asiakkaiden osalta henkilötietoja säilytetään 3 vuotta tai niin kauan, kuin asiakkaan tarve palvelulle on voimassa.
7. Tietolähteet
Tietoa kerätään, kun henkilö tulee Maijan Maailma LKV/ Maijan Maailma KOTI asiakkaaksi. Asiakkaiksi katsotaan muun muassa henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita myynnissä tai vuokrauksessa olevista kohteista, etsivät tietyntyyppistä kohdetta, pyytävät tarjousta sisustussuunnittelusta, tekevät vuokraus-, osto- tai myyntitoimeksiantosopimuksen, tekevät sisustussuunnittelusopimuksen tai ottavat yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisen median välityksellä.
Tietoja saatetaan kerätä myös maijanmaailma.fi- ja maijanmaailmalkv.fi –sivustoilla ja niiden sosiaalisissa medioissa pidettävien arvontojen ja kyselyiden yhteydessä.
Jälleenmarkkinointia varten tietoa saatetaan kerätä, kun henkilöt vierailevat Maijan Maailma LKV/Maijan Maailma –kotisivuilla. Tietoa kerätään myös Maijan Maailma LKV – ja Maijan Maailma KOTI –sivustojen sosiaalisen median julkaisuista, julkisista rekistereistä ja hakemistopalveluista.
8. Tietojen luovuttaminen
Maijan Maailma LKV luovuttaa henkilötietoja toteutuneista kaupoista isännöitsijälle ja verottajalle. Lisäksi Kiinteistövälitysalan keskusliitolle menee tieto toteutuneista kaupoista (hinta ja osoite) tietokannan ylläpitoa varten.
Maijan Maailma LKV/Maijan Maailma KOTI saattavat käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen ylläpitoon sekä tallennettujen tietojen säilyttämiseen ja prosessointiin. Tällöin tietoihin pääsee käsiksi erillisen käyttöliittymän tai palvelimen kautta. Palveluntarjoajilla on tällöin pääsy kyseisiin tietoihin ja heidän kanssa sovitaan kirjallisesti henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille silloin, kun voimassaoleva laki tai asetus taikka viranomaisten määräys niin vaatii. Lisäksi tietoja luovutetaan palveluiden turvallisuuden takaamiseksi ja sopimusehtojen noudattamisen varmistamiseksi.
Maijan Maailma LKV/Maijan Maailma KOTI saattavat käyttää kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten data-analyysipalveluita, sähköpostipalveluita ja luottotietoyhtiöitä.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
– Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja valvotussa.
– Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisesti kerätyt tiedot ovat suojatulla palvelimella sekä palveluntarjoajan palvelussa, jossa on salasanasuojaus. Rekisteriä suojataan alan standardien mukaisesti teknisten suojausjärjestelmien avulla.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Mikäli henkilö haluaa tarkistuttaa tietonsa, hänen tulee lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen tieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi, mikäli tieto on puutteellinen, vanhentunut, virheellinen tai tarpeeton. Mikäli rekisteröity haluaa muuttaa tietojaan, hänen tulle lähettää kirjallinen muutospyyntö rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Maijan Maailma LKV/Maijan Maailma KOTI saattavat käyttää asiakasrekisterissä olevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä ja jälleenmarkkinointia varten. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja.
